Coördinator Bedrijfsadministratie

Over de rol

Ben jij die ondernemende en georganiseerde duizendpoot met een passie voor cijfers en processen? Houd je ervan om dingen tot op de bodem uit te zoeken en zie je overal kansen om te verbeteren? En ben je niet te beroerd om de handen uit de mouwen te steken, zelfs buiten de gebaande paden, om te doen wat nodig is? Dan zoeken we jou!

Bij Adapta maken we met onze innovatieve apps het leven van duizenden zorgprofessionals leuker, beter en makkelijker. Achter de schermen zorgen we ervoor dat alles soepel loopt, van het eerste getekende contract met een opdrachtgever tot de laatste factuur. En daar speel jij een cruciale rol in!

We bevinden ons in een fase van snelle groei, wat betekent dat je het leuk moet vinden om mee te bouwen aan een dynamische omgeving waar veranderingen in werkzaamheden, collega's en processen aan de orde van de dag zijn. Je bent de spil die ons helpt deze groei in goede banen te leiden.

Wat ga je als Coördinator Bedrijfsadministratie doen?

Jij bent de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat onze financiële en operationele processen vlekkeloos verlopen. Je bent gek op uitzoekwerk en het optimaliseren van processen, en je pakt proactief taken op die bijdragen aan het succes van Adapta. Je ondersteunt hierbij onze twee teams: Workspace & Hello!  Je takenpakket is breed en afwisselend:

• Contractmanagement: Je controleert opdrachtovereenkomsten en contracten, houdt de renewals bij en signaleert tijdig wanneer uren opraken, zodat er een nieuw gesprek met de opdrachtgever kan worden gepland. Je weet hierbij de juiste collega’s op het juiste moment aan te haken. 

• Facturatiebeheer: Je beheert de facturatie-inbox, stelt facturen op in samenwerking met Schagen & Helder en controleert deze nauwgezet. Je bent constant bezig met het optimaliseren van ons facturatieproces, zodat het een soepele stroom is van opdrachtovereenkomst tot en met facturatie.

• Financiële ondersteuning: Je assisteert bij het opstellen van financiële overzichten en rapporten, en beheert inkoopfacturen, declaraties en andere financiële documenten.

• Documentatie: Je documenteert de werkwijze in onze interne Wiki, zorgt ervoor dat wijzigingen worden gedocumenteerd (up-to-date houden is dus belangrijk) en dat de belangrijkste stakeholders over wijzigingen worden geïnformeerd. 

• Procesoptimalisatie: Je ondersteunt de ontwikkeling en implementatie van operationele beleidslijnen en procedures, altijd met het oog op efficiëntie en verbetering.

• Administratie: Je onderhoudt nauwkeurige archieven van financiële transacties en operationele activiteiten.

• Externe Communicatie: Je communiceert helder en effectief met leveranciers, opdrachtgevers en andere externe partners.

Over jou

• Je bent ondernemend en hebt een sterk organisatievermogen.

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur in een snelgroeiende omgeving, waarin je administratieve en financiële processen hebt gemanaged en geoptimaliseerd.

• Je bent proactief en niet te beroerd om taken op te pakken buiten je traditionele werkpakket; je doet wat nodig is.

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je hebt een scherp oog voor detail en nauwkeurigheid.

• Je bent bekend met financiële software en tools (ervaring met de systemen WeFact, Basecone en Twinfield is een pré).

Wat ga je doen in je eerste 6 maanden?

Je begint met het overnemen en verbeteren van onze facturatie- en contractprocessen, twee kerngebieden die jouw expertise hard nodig hebben. Je neemt het bestaande facturatieproces over voor twee entiteiten binnen Adapta, werkt met tools als Twinfield, NUMBRS, Basecone en Wefact, en zorgt ervoor dat alles strak en betrouwbaar verloopt. Parallel daaraan breng je structuur in het contractbeheer: van overzicht tot opvolging en renewals. Je werkt hierbij nauw samen met Lonneke (COO), Matthias (Finance) en ons administratiekantoor Schagen & Helder. Na zes maanden zijn deze processen volledig overgenomen van de collega’s die het er nu bij doen, verbeterd en geoptimaliseerd en is er ruimte om ook HR-processen en rapportages verder te professionaliseren.